Wer zahlt, wenn Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten?

Im Zuge des Corona-Lockdowns haben viele Arbeitgeber die Arbeit im Homeoffice angeordnet. Das wirft steuerrechtliche Fragen auf. Daher sollten Unternehmer und auch Mitarbeiter sich mit den Konsequenzen vertraut machen. Die wichtigsten Fragen und Antworten zu steuerlichen Aspekten im Homeoffice in Corona-Zeiten habe ich hier für Sie zusammengetragen.

Aspekte des Arbeitens von zuhause, wordcloud erstellt von Beate Noeke©
Können Arbeitgeber ihre Mitarbeiter verpflichten, im Homeoffice zu arbeiten?

Unter normalen Umständen können Mitarbeiter vom Arbeitgeber nicht ohne weiteres ins Homeoffice geschickt werden. Doch durch die aktuelle Corona-Pandemie ändern sich auch die Umstände, d.h. der Arbeitgeber muss seiner Fürsorgepflicht nachkommen und dafür sorgen, dass die staatlich auferlegten Vorgaben während der Arbeit eingehalten und umgesetzt werden. Es soll – wenn möglich – im Homeoffice gearbeitet werden. Und auch Arbeitnehmer müssen in der derzeitigen Pandemie-Situation der Anweisung folgen, im Homeoffice zu arbeiten, sofern keine speziellen Umstände dagegen sprechen.

Welche Ausstattung muss der Arbeitgeber dem Mitarbeiter bereitstellen für das Arbeiten im Homeoffice?

Der Arbeitgeber hat die Arbeitnehmer mit den für die Arbeit benötigten Geräten und Materialien auszurüsten. Hierzu zählt auch die Ausstattung für das Homeoffice, sofern dieses angeordnet wird.

Muss der Arbeitgeber die Telearbeitsplätze der Mitarbeiter auf seine Kosten mit entsprechendem Mobiliar ausstatten?

Hierzu gibt das Landesinstitut für Arbeitsgestaltung des Landes Nordrhein Westfalen die folgende Antwort:

Mit der aktuellen Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) wurden die Inhalte der bisherigen Bildschirmarbeitsverordnung in die ArbStättV integriert. Die Frage bezieht sich auf die Definition für Telearbeitsplätze im § 2 Abs.7 ArbStättV:

Telearbeitsplätze sind vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten, für die der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat.

Ein Telearbeitsplatz ist vom Arbeitgeber erst dann eingerichtet, wenn Arbeitgeber und Beschäftigte die Bedingungen der Telearbeit arbeitsvertraglich oder im Rahmen einer Vereinbarung festgelegt haben und die benötigte Ausstattung des Telearbeitsplatzes mit Mobiliar, Arbeitsmitteln einschließlich der Kommunikationseinrichtungen durch den Arbeitgeber oder eine von ihm beauftragte Person im Privatbereich des Beschäftigten bereitgestellt und installiert ist.“

Diesbzgl.sind grundsätzlich zwei Sachverhalte zu unterscheiden:

Erstens – der Arbeitgeber möchte in seiner Unternehmung Telearbeit aus betriebswirtschaftlichen Gründen einführen und die Beschäftigten sollen an der Telearbeit teilnehmen.

In diesem Fall hat der Arbeitgeber den Telearbeitsplatz umfänglich nach den Anforderungen an die Bildschirmarbeit, auch mit dem erforderlichen Mobiliar, auszustatten, sofern der Arbeitnehmer nicht darüber verfügt bzw. diese nicht bereitstellen möchte. Des Weiteren ist die Gefährdungsbeurteilung und die Unterweisung durchzuführen, sowie eine vertragliche Vereinbarung zur Überprüfung der Umsetzung der Arbeitsschutzanforderungen zu schließen.

Im zweiten Fall bietet der Arbeitgeber die Möglichkeit zur Telearbeit an. Grundsätzlich steht ein regulärer Arbeitsplatz im Betrieb für die Beschäftigten zur Ableistung ihrer Arbeit zur Verfügung.

In diesem Fall kann der Arbeitgeber an die Teilnahme der Telearbeit Bedingungen knüpfen. Hierzu zählen beispielsweise, dass ein Beschäftigter über entsprechendes Mobiliar verfügt bzw. dieses zur Verfügung gestellt wird, der Arbeitgeber bzw. eine durch ihn beauftragte Person eine Überprüfung des Telearbeitsplatzes hinsichtlich der Gefährdungsbeurteilung durchführen darf, die Arbeitszeiten geregelt werden und die Unterweisung umgesetzt wird. Die Anforderungen des Anhangs 6 ArbStättV an die Bildschirmarbeit sind entsprechend zu berücksichtigen.

Auch bei der Einrichtung eines Teleheimarbeitsplatzes ist grundsätzlich zu berücksichtigen, dass der Arbeitgeber Kosten für Maßnahmen nach dem Arbeitsschutzgesetz – ArbSchG nicht den Beschäftigten auferlegen darf (§ 3 Abs.3 ArbSchG).

Steht geeignete „benötigte“ private Ausstattung des Beschäftigten für die Telearbeit zur Verfügung, kann der Beschäftigte im Rahmen der zu treffenden Vereinbarung für deren dienstliche Nutzung während der Telearbeit zustimmen – er muss aber nicht.

Stimmt er nicht zu, hat der Arbeitgeber die Ausstattung für den Telearbeitsplatz zur Verfügung zu stellen und auch die Kosten dafür zu übernehmen.

Kommt es grundsätzlich zu keiner einvernehmlichen Lösung (arbeitsvertraglich oder im Rahmen einer (Betriebs-) Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten), kann auch keine Telearbeit durchgeführt werden (§2 Abs. 7 Satz 2 ArbStättV).

Es besteht nach ArbStättV weder vom Arbeitgeber noch vom Beschäftigten eine Pflicht oder ein Anspruch auf Telearbeit.

Wer zahlt? Aspekte der steuerlichen Behandlung rund um das Homeoffice

Von meinem Steuerberater sowie vom Bundesfinanzministerium gibt es die folgenden Informationen:

1. Der Arbeitgeber tätigt die Investitionen und trägt andere laufende Aufwendungen. Der Arbeitgeber wird dadurch Eigentümer der Sachen.

Für das Homeoffice gelten keine besonderen Regeln. Alle Aufwendungen sind betrieblich (beim Arbeitgeber) veranlasst. Die Kosten sind nach den jeweiligen Regeln für die erworbenen Gegenstände und Leistungen beim Arbeitgeber in dessen Betrieb steuerlich abzugsfähig. Die Kosten sind entweder sofort abzugsfähig oder sie sind bei Investitionen (z.B. Computer) über die mutmaßliche Nutzungsdauer abzuschreiben. Der Unternehmer (Arbeitgeber) benötigt eine auf ihn lautende Eingangsrechnung mit offen ausgewiesener Mehrwertsteuer. Beim Arbeitnehmer ergeben sich keine steuerlich relevanten Auswirkungen.

2. Der Arbeitnehmer tätigt die Investitionen und trägt andere laufende Aufwendungen. Der Arbeitnehmer wird dadurch Eigentümer der Sachen.

Auch hier gelten keine besonderen Regeln. Der Arbeitgeber kann alle Kosten steuerlich als Werbungskosten geltend machen; – entweder direkt oder bei Gegenständen, die über mehrere Jahre genutzt werden und € 800 Anschaffungskosten übersteigen als Abschreibungen über die mutmaßliche Nutzungsdauer. Die Rechnung muss auf den Arbeitnehmer lauten. Die Aufwendungen sind dann als Werbungskosten absetzbar, wenn sie geeignet sind, die Einnahmen aus nichtselbständiger Tätigkeit zu erwerben, zu sichern und zu erhalten (§ 9 EStG). Aufwendungen für die private Lebensführung sind nicht abzugsfähig.

Die wichtigsten steuerlichen Fragen hat das Bundesfinanzministerium in dem Dokument „FAQ Corona“ veröffentlicht. Auf 28 Seiten werden ausführliche Hinweise gegeben, beispielsweise zu steuerfreien Beihilfen und Unterstützungen für Arbeitnehmer bis zu 1.500 Euro, Stundung und Erlass von Steuern, Lohnsteuern bei Kurzarbeit und verfahrensrechtliche Hinweise zu Steuererleichterungen. Die FAQ finden Sie auf der Website des Bundesfinanzministeriums.