Digitalisierung mit Apps: Profitieren Sie von einer besseren und effizienteren Organisation und sparen Sie 10%

Mit der Digitalisierung (auch im Homeoffice) schreitet auch die Vernetzung technischer Systeme weiter voran; für räumlich getrennte Beschäftigte wird die (virtuelle) Zusammenarbeit möglich. Es werden Netzwerke aufgebaut, neue fachübergreifende Kompetenzen erlernt und Veränderungsprozesse bewältigt. Mitarbeiter müssen weiterhin gut informiert und auch motiviert werden. Für all diese Aufgaben sind Apps gute Werkzeuge. Apps helfen Ihnen, Ihre Arbeitsabläufe und Prozesse effizienter und gesünder zu gestalten. Daher können Sie bei einer Digitalisierung mit Apps nur profitieren.

Wofür können die Apps genutzt werden?

Insbesondere wenn es darum geht, bestehende Prozesse kontinuierlich zu optimieren, Unternehmensabläufe besser zu organisieren und die Umsetzung zu gewährleisten, eignen sich Apps.

bgm21 hat gute Erfahrungen gemacht mit den Apps eines Kooperationspartners. Daher möchten wir Ihnen diese zur effizienteren Gestaltung Ihrer Prozesse im Büro und im Homeoffice empfehlen. So haben Sie wieder mehr Zeit für die Dinge, die Ihnen wichtig sind.

Mögliche Einsatzbereiche der Apps

Die Apps dienen der besseren Organisation, beispielsweise in den Bereichen:

  • Auditmanagement,
  • Dokumentenmanagement,
  • Ideenmanagement,
  • Projekte und Maßnahmen,
  • Reklamationsmanagement,
  • Schulungen und Qualifikationen,
  • Instandhaltung & Prüfmittel,
  • Mitarbeiterverwaltung,
  • Prozessmanagement,
  • Reportings,
  • Risiken und Chancen,
  • Wiki,
  • Ziele und Kennzahlen,
  • Zielmanagement.
Digitalisierung mit Apps macht Prozesse und Abläufe effizienter, ermöglicht bessere Leistungen und stärkt die Umsetzung von Maßnahmen im Unternehmen.
Digitalisierung mit Apps für eine bessere Organisation – jetzt mit bgm21 10% sparen

Sparen Sie jetzt 10% bei der Lizensierung dieser Apps. Kontaktieren Sie uns, um mehr über die Nutzung und deren Vorteile zu erfahren. Bitte geben Sie an, für welches Handlungsfeld Sie eine App nutzen möchten.

Beispiele für die Nutzung von Apps im Personalbereich

Ein Handlungsfeld der Digitalisierung, die Sie mit Apps effizienter gestalten können, ist beispielsweise die strategische Personalplanung (Bedarf ermitteln, definieren, planen) sowie eine Zuordnung von Aufgaben, Zuständigkeiten und Arbeitsbereichen.

Ein weiteres Handlungsfeld ist die Personalführung. Hier gilt es, die Zusammenarbeit zu fördern und das Handeln der Beschäftigten auf die Zukunft des Betriebes auszurichten. Dafür sind neue Führungskompetenzen erforderlich, damit Ambivalenz und Unsicherheit kreativ gemeistert und die Unterstützung der Mitarbeiter*innen gewonnen werden für Modernisierungsprozesse.

In der Personalentwicklung werden individuell sinnvolle Qualifizierungsangebote oder Karrieremöglichkeiten ermittelt. Auch die Ausstattung der Beschäftigten mit gebrauchstauglichen Lern-, Arbeits- und Kommunikationsmitteln ist essentiell.

Vorteile der App-Nutzung

All diese Handlungsfelder lassen sich mit den frei wählbaren digitalen Apps unseres Kooperationspartners einfacher und effizienter bearbeiten. Zudem werden die Daten einheitlich erfasst und automatisch ausgewertet. Verantwortlichkeiten sind klar definiert und transparent dargestellt. Ein Zugriff kann weltweit erfolgen. Informationen können jederzeit (versioniert) abgefragt werden und stehen für Audits normkonform zur Verfügung.

Die Nutzung dieser Apps mit einer einzigen Plattform spart viel Zeit durch:

  • eine bessere Verteilung der Informationen,
  • weniger Meetings,
  • einfachere Abstimmungen sowie
  • ein kollaboratives Arbeiten mit effizienten Prozessen.
  • Klare Rollen und Verantwortlichkeiten ermöglichen bessere Leistungen.

All dies stärkt die Umsetzung in Ihrem Unternehmen – Sie und Ihre Beschäftigten erreichen Ziele schneller und einfacher.

Betriebliche Gesundheit in Zeiten des Coronavirus

Das Betriebliche Gesundheitsmanagement (BGM) wird durch die COVID-19-Pandemie stark beeinträchtigt, denn derzeit werden betriebliche Ressourcen anderweitig genutzt. Dennoch hat die Gesundheit der Mitarbeiter für Unternehmen die höchste Priorität.

Auch sollten inzwischen spezielle Regeln zu Dienstreisen, zu Home-Office-Lösungen und Verhaltensregeln am Arbeitsplatz festgesetzt, dokumentiert und kommuniziert worden sein. Darüberhinaus sind Hygiene-Maßnahmen im Betrieb Pflicht.

Da viele Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten, sind neue Arbeitsstrukturen erforderlich und der Alltag muss zuhause neu organisiert werden. Mögliche Folgen können soziale Isolation durch fehlende berufliche Kontakte sein, eine Überforderung durch neue digitale Tools sowie ein Mangel an Bewegung und Stress.

Viele hilfreiche Tipps zur Gestaltung gesunder und produktiver Arbeit im Homeoffice finden Sie auf der Website des Landesinstitut für Arbeitsgestaltung des Landes Nordrhein-Westfalen.

Hilfreiche Informationen für die betriebliche Pandemie-Planung finden Sie z.B. auf der IHK Website.

Aktueller Status Quo des BGM

Bedingt durch die Pandemie finden gesundheitsförderliche Präsenzveranstaltungen, im Betrieb, wie Gesundheitstage, Workshops und Gesundheitsscreenings, nicht mehr statt. Zudem sind die zuständigen BGM-Verantwortlichen – je nach Branche – nicht mehr im Betrieb anzutreffen, da sie im Homeoffice arbeiten oder auch in Kurzarbeit sind.

Dennoch ist es gerade jetzt für Unternehmen sehr wichtig, die Mitarbeiter zu unterstützen, gesund zu bleiben, denn die Gesundheit der Beschäftigten ist ein wichtiger Erfolgsfaktor. Die körperliche und psychische Gesundheit stärkt die Resiienz und das Immunsystem – davon profitieren Unternehmen und Mitarbeiter.

Gesund im Homeoffice mit digitalem BGM
Gesund im Homeoffice mit digitalem BGM

Hier ist insbesondere die betriebliche Gesundheitsförderung (BGF) eine Möglichkeit, auch während der Pandemie das Gesundheitsmanagement aufrecht zu erhalten. Finanziert werden kann dies zum Teil mithilfe des Präventionsgesetzes.

Doch welche Angebote können genutzt werden bei geschlossenen Fitnessstudios und Sportvereinen? Viele Studios bieten Ihren Mitgliedern nun auch online spezielle Kurse und auch Betreuung durch die Trainer an und halten so auch in Krisenzeiten den Kontakt zu Ihren Mitgliedern. Darüberhinaus gibt es Online-Plattformen mit einer Vielfalt an Sportangeboten für zuhause, die sich gerade jetzt zunehmender Beliebtheit erfreuen.

Neben der Finanzierung solcher Maßnahmen ist aber die Stimmung im Unternehmen genau so wichtig. Diese kann mit einer positiven Kommunikation zu lösungsorientierten Gesundheitsthemen sowie Maßnahmen, die auch im Homeoffice funktionieren, die richtigen Impulse erhalten.

Ein krisensicheres BGM greift auch dezentral im Homeoffice und erreicht damit auch alle Mitarbeiter, die nicht im Unternehmen präsent sind. Ein nachhaltige BGM-Konzept beginnt mit der Bedarfsermittlung und Sensibilisierung für das Thema Gesundheit. Es plant und organisiert die Umsetzung und Evaluation von gesundheitsförderlichen Maßnahmen.

Digitale Lösungen

Digitale Lösungen bieten sich beispielsweise für die Sensibilisierung und Evaluation an. Aber auch für die Umsetzung gibt es mittlerweile zahlreiche digitale Gesundheitskurse, Webinare und Onlinecoachings sowie auch Gesundheitsscreenings für zuhause.

Insbesondere dezentrale digitale Screening-Lösungen liefern objektive Ergebnisse und erleichtern so die Entscheidung für geeignete verhältnispräventive Maßnahmen. So kann ein „teleBGM“ auch in Krisenzeiten die passenden digitalen Maßnahmen entwickeln.

Zum Status quo des BGM im #homeoffice sowie zur #Digitalisierung im Homeoffice und den Herausforderungen, auch hinsichtlich einer veränderten digitalen Kultur, möchte ich Ihnen gern meinen bgm21-Podcast „Gesundheit managen im Betrieb“ empfehlen, den Sie auf der Wissensplattform kostenlos hören können: https://www.upspeak.de/de/beatenoeke

bgm21 – Podcast „Gesundheit managen im Betrieb„, Episode 1: Status quo und Potenziale des BGM im Homeoffice, Digitalisierung und Gesundheit im Homeoffice

Führung und Arbeitsorganisation

In der Krise sind Führungsqualitäten besonders wichtig, denn die Führungskraft ist die erste Bezugsperson für Mitarbeiter. Hier gilt es, zuzuhören, die Sorgen der Mitarbeiter aufzunehmen, die Ängste zu verstehen und individuelle Lösungen für den einzelnen zu finden. Orientierung zu geben und Hilfsbereitschaft zu zeigen sind das Gebot der Stunde.

Um die Arbeit anders zu organisieren müssen Tätigkeiten strukturiert und priorisiert werden. Vitale Unternehmensfunktionen müssen sichergestellt werden. Daher kann es notwendig sein, Teams aufzuteilen oder auch rotierend zwischen Arbeitsplatz und Homeoffice einzusetzen. Sind Tätigkeiten jedoch eingeschränkt, so kann dies durch die Kurzarbeit-Regelungen abgefedert werden.

Zusammenarbeit

Durch die Corona-Krise wird den virtuellen Arbeitsformaten nun ein höherer Stellenwert beigemessen. In vielen Unternehmen gibt es bereits eine grundlegende Infrastruktur hierfür, die schnell erweitert werden kann. Mit modernen Tools können Mitarbeiter auch virtuell zusammenarbeiten. Hierzu sollten allerdings spezielle Regeln und Methoden definiert werden, damit Workshops professionell gestaltet und durchgeführt werden können.

Gern zeigen wir Ihnen die Möglichkeiten auf, die auf Ihr Unternehmen abgestimmte BGM-Maßnahmen mit sich bringen können. Überlassen Sie nichts dem Zufall und profitieren Sie schon bald von einer gesteigerten Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität.

Auch das psychische Wohlergehen ist für die Arbeit im Homeoffice ein Erfolgsfaktor, © Beate Noeke

Psyche

Gerade bei verstärkter sozialer Isolation im Kontext der COVID-19-Pandemie ist es besonders wichtig, bei der virtuellen Team- und Telearbeit auf Folgendes zu achten:

• Angemessene technische Informations- und Kommunikationsmedien sowie verständlicher technischer Support sind eine Grundvoraussetzung für beständige
Kommunikation innerhalb von virtuell (im Homeoffice) arbeitenden Teams.

• Soziale Unterstützung und regelmäßige Kommunikation im Team über möglichst angereicherte Medien (Telefon, Videotelefon anstatt via E-Mail) sind Ressourcen der im
Homeoffice Beschäftigten. Mehrere Studien bestätigen, dass soziale Interaktionen im Arbeitskontext einen positiven Effekt auf das Stressempfinden und das Wohlbefinden haben. Es gibt Hinweise darauf, dass mit zunehmendem Arbeitszeitanteil im Homeoffice die Beziehungsqualität zwischen Kolleg*innen und somit auch die Arbeitsatmosphäre negativ beeinflusst werden kann.

Gesunde Kommunikation in virtuellen Teams

Für eine gesundheitsförderliche Kommunikation im virtuellen Team gibt es folgende Tipps:

• regelmäßige elektronisch gestützte Kommunikation, z. B. durch virtuelle Teamsitzungen
• Förderung der bestehenden kollegialen Netzwerke und Ermutigung zur Interaktion zwischen den Teammitgliedern; das hält den stetigen Informationsfluss zwischen den im Homeoffice Beschäftigten aufrecht,
• Wissensaustausch beibehalten,
• Arbeitsbeziehungen pflegen,
• Teamgefühl erhalten
• Netzwerk und gegenseitiges Vertrauen aufrecht erhalten, • verbale Kommunikationswege (z.B. Videotelefonie,Telefon statt E-Mail) nutzen, um Empathie, Sicherheit und emotionale Verbundenheit zu vermitteln, die durch aktuelle Einschränkungen ggf. reduziert sind, • Kollegiale Unterstützung fördern (z. B. die Vergabe von gemeinsam zu bearbeitenden Aufgaben; Anregen der Teammitglieder zu gegenseitiger Unterstützung und Hilfe; Gewähren zeitlicher Ressourcen für kollegiale Hilfe),
• mit einer wertschätzenden, empathischen und offenen Kommunikation können Führungskräfte evtl. Missverständnissen vorbeugen und ein gutes Arbeitsklima auf Distanz ermöglichen.

Soziale und organisatorische Unterstützung

Um die gefühlte soziale Isolation zu reduzieren und das psychische Beanspruchungserleben der Beschäftigten positiv zu beeinflussen, sind soziale und
organisatorische Unterstützung seitens des Unternehmens relevant:

• Betriebliche Hilfestellung bei Problemen geben: Je nach Betriebsgröße und – struktur z. B. durch Ansprechpartner*in für Herausforderungen bzgl. virtueller Teamarbeit, betriebliche Sozialberatung, Employee-Assistance Programs, Rundschreiben, Psychologische und/ oder soziale Beratung zu arbeitsbezogenenThemen (z.B. soziale Isolation, Kurzarbeit, Jobunsicherheit, Arbeits-Familien-Konflikt, etc.), Kurse zur Stressbewältigung und Hilfe (z.B. Online-Programme) zur Unterstützung bei Depressionen, Ängsten, Burnout.

• Zeigen Sie Ihren Beschäftigten, dass Sie sich für deren Wohlbefinden interessieren und etwas dafür tun.

• Durchführung von virtuellen Teambuilding-Maßnahmen z.B. „virtuelle Kaffeepause“.

Ein wichtiger Unterstützungsfaktor für Beschäftigte ist die soziale Unterstützung durch die Führungskraft. Ein enger Kontakt zur Führungskraft, Informationsaustausch sowie
Feedback und Vertrauen spielen eine entscheidende Rolle.

Arbeitszeit und Arbeit im Homeoffice regeln

An dieser Stelle möchte ich Sie auch auf die gesetzlichen Regelungen für das Homeoffice aufmerksam machen, zu denen ich einen Blogbeitrag verfasst habe.

Und für alle, die jetzt ein Betriebliches Gesundheitsmanagement einführen möchten oder die bisherigen Angebote einmal überprüfen möchten, bieten wir ein Kurzanalyse-Paket an.

Das Beste aus der Zeit machen – mit Fortbildungen (online und in Präsenz)

Wenn Sie sich zuhause oder im Büro fortbilden möchten zu den Themen Arbeitsschutz, Arbeitssicherheit, Datenschutz und IT-Sicherheit, Führung, Personal, Ausbildung und Recht, so möchte ich Ihnen unseren Partner, die AKADEMIE HERKERT, empfehlen. Hier finden Sie Seminare und Tagungen, on- und offline, für die Zeit während und nach Corona.

Ich hoffe, Sie finden hier einige Anregungen für eine gesunde Arbeit im Homeoffice. Gern können Sie mich auch hierzu kontaktieren.

Beste Grüße und Gesundheit / Take care and stay healthy

Beate Noeke

Erfahren Sie, wie wir Sie unterstützen können.

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