Digitalisierung stressfrei meistern

Was bedeutet Digitalisierung für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter?

Die Digitalisierung bringt eine Flexibilisierung, Entgrenzung und Vernetzung mit sich. Sie ändert die Zusammenarbeit und beschleunigt Prozesse. Dabei müssen veränderte Ansprüche an die Arbeit, mehr Eigenverantwortung sowie zunehmende individuelle Lebensentwürfe berücksichtigt werden.

© bgm21, Digitalisierung stressfrei meistern: gemeinsam und stetig
© bgm21, Digitalisierung stressfrei meistern: gemeinsam und stetig

Veränderte Arbeitsinhalte, -prozesse und –umgebungen erfordern eine adäquate und gesundheitsförderliche Arbeitsorganisation und -gestaltung. Dabei ist auch zu berücksichtigen, dass alle Beschäftigten einen Zugang zu Betrieblichen Gesundheitsförderungsmaßnahmen haben – im Unternehmen und auch außerhalb, wie z.B. im Homeoffice.

Einen maßgeblichen Einfluss auf die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen hat auch der gesellschaftliche Wandel. Die Auswirkungen der demografischen Entwicklung, Migration, Integration und Qualifizierung werden im Betrieb unmittelbar spürbar. Gerade durch neue digitale Technologien wird der Bedarf an Qualifizierung und Schulung zunehmen und muss dringend gedeckt werden. Dies beugt dem sog. „Technostress“ vor, gibt den Beschäftigten die Sicherheit im Umgang mit Neuem und hilft, die Digitalisierung gemeinsam und stressfrei zu meistern.

Wie gelingt der digitale Wandel in Ihrem Unternehmen?

Digitalisierung erfordert Veränderung, d.h. bisherige Strukturen werden hinterfragt und ggf. durch moderne Strukturen abgelöst. Und auch die Führungskultur muss sich anpassen und mit „Digital Leadership“ die neuen Herausforderungen meistern. Die Art der Zusammenarbeit und der Kommunikation verändert sich grundlegend.

Auch der Arbeitsplatz verändert sich in vielen Branchen zunehmend zum sog. activity-based flexible office. Damit wird das Büro der Zukunft bzw. der eigene physische Arbeitsplatz einer vielfältigen Arbeitswelt gerecht, in der zwischen Arbeitsplatz, Homeoffice und Co-Working Space gewählt werden kann.

In Zeiten der Veränderung sind attraktive Arbeitsbedingungen wichtiger denn je. Sie beeinflussen in großem Maße, wie innovativ und wettbewerbsfähig ein Unternehmen ist. Und diese Qualitäten sind gerade im demografischen Wandel und bei Fachkräftemangel unverzichtbar.

Auch die Unternehmenskultur trägt ganz maßgeblich zur Attraktivität eines Unternehmens bei. Neben einer gesunden Führung, gesundheitsförderlichen Prozessen, Strukturen und Angeboten sind Kompetenz- und Wissensmanagement entscheidend für die Gewinnung, Motivierung und Bindung von Mitarbeitern.

Wie können Sie die digitalen „Weichen“ auf Zufriedenheit und Leistungsfähigkeit stellen?

Mit einer mitarbeiterorientierten und wertschätzenden Unternehmenskultur schaffen Sie die besten Voraussetzungen für die Einführung und Optimierung von (digitalen) Prozessen.

Rechtzeitige Kommunikation über geplante Veränderungen, wie z.B. Digitalisierungsvorhaben, sind genau so wichtig, wie der Austausch mit den Mitarbeitern. Zusammen ist zu klären, welche Prozesse sich am besten digitalisieren lassen, welche Schulungsbedarfe bestehen und wie das erforderliche Wissen sichergestellt und effizient bearbeitet wird. So lassen sich psychische Belastungen und Fehlzeiten vermeiden und die Digitalisierung wird behutsam und stressfrei eingeführt.

Digitale Arbeit gesund gestalten bedeutet auch, die neuen Freiräume hinsichtlich Arbeitsort und Zeit zum Vorteil aller zu nutzen. Denn schließlich wird die Arbeit immer flexibler und selbstbestimmter. Dabei sollten sich die Arbeitsbedingungen sowohl am unternehmerischen Bedarf orientieren als auch an den individuellen Bedürfnissen der Beschäftigten. Das technische Equipment sowie eine ergonomische Ausstattung ist an allen Arbeitsorten (im Unternehmen und im Homeoffice) zu stellen.

All diese neuen Herausforderungen erfordern zudem neue Rahmenbedingungen (Regulierung, Kultur, Leistungspolitik). Hier bieten Betriebsvereinbarungen Sicherheit und Transparenz, beispielsweise mit Regelungen zur Arbeitszeitorganisation, Arbeitsplatzgestaltung, Kommunikation, Weiterentwicklung von Kompetenzen.

In welchen Handlungsfeldern möchten Sie die Digitalisierung starten?

Erfolgreiche Veränderungsprozesse sind mitarbeiterorientiert und werden vom Betrieblichen Gesundheitsmanagement begleitet. Da das BGM in Unternehmen häufig im Bereich der Personal- und Organisationsentwicklung angesiedelt ist, möchte ich hier auf die wichtigsten Themenfelder hinweisen, die Sie mit digitalen tools / Software / Apps effizient und ressourcenschonend bearbeiten können. Hierzu zählen:

  • moderne Personalführung: berücksichtigen Sie die individuellen Bedürfnisse der Beschäftigten, binden diese aktiv in Entscheidungen ein und fördern sie diese unter Berücksichtigung der aktuellen Lebenssituation.
  • Chancengleichheit & Diversity: bieten Sie allen Beschäftigten Entwicklungschancen – unabhängig von Alter, Geschlecht, familiärem oder kulturellem Hintergrund.
  • Gesundheit: fördern Sie die physische und psychische Gesundheit der Beschäftigten und sensibilisieren Sie diese für einen gesunden Arbeitsalltag.
  • Wissen & Kompetenz: Wissen muss im Betrieb gehalten und innerbetrieblich weitergegeben werden. Der digitale Strukturwandel erfordert zudem neue Kompetenzen und Qualifikationen. Dafür müssen Beschäftigte gezielt weitergebildet und die Lernmotivation der Belegschaft gefördert werden.

Mittlerweile gibt es auch unzählige Anwendungen und Apps für die Personalarbeit. Besonders ressourcenschonend ist es jedoch, mit möglichst wenigen Anwendungen oder Apps die Unternehmensabläufe besser zu organisieren

Wie können Sie Ihre Unternehmensabläufe besser und damit auch gesünder gestalten?

Mit effizienten digitalen Prozessen erreichen Sie und Ihre Beschäftigten mehr, haben weniger Stress und sind zufriedener. Das wirkt sich positiv auf die Gesundheit aus, steigert die Zufriedenheit und Motivation und verringert Präsentismus und Fehlzeiten. Zudem sind funktionierende und einheitliche Arbeitsabläufe mitentscheidend für den unternehmerischen Erfolg. Schließlich kann die Arbeit nur bewältigt werden und Neuaufträge können angenommen werden, wenn die Prozesse im Unternehmen gut und leistungsfähig laufen.

Digitalisierung stressfrei meistern - mit bgm21.
© bgm21®, Digitalisierung stressfrei meistern.

Eine wichtige Aufgabe ist es daher, die Prozesse ständig zu optimieren und so aus Investitionen Erträge zu generieren. Je weniger verschiedene Anwendungen / Apps genutzt werden, umso besser. Denn wenn Sie mit nur einer Oberfläche arbeiten können, statt sich immer wieder in neue Systeme einloggen und einarbeiten zu müssen, spart das Zeit und Nerven und ist effizienter.

bgm21® nutzt selbst eine Plattform mit diversen Apps, um BGM-Prozesse zu managen. Diese Plattform ist generell branchenübergreifend einsetzbar und hilft dabei, Unternehmensabläufe besser zu organisieren. Zudem kann ein zertifiziertes Managementsystem (z.B. ISO 9001) damit auch abgebildet werden.

Mit den Apps lässt sich die Arbeit besser organisieren, beispielsweise in den Bereichen Audit-, Dokumenten-, Ideenmanagement, Projekte und Maßnahmen, Reklamationsmanagement, Schulungen und Qualifikationen, Instandhaltung & Prüfmittel, Mitarbeiterverwaltung, Prozessmanagement, Reportings, Risiken und Chancen, Wiki, Ziele und Kennzahlen, Zielmanagement.

Die Daten werden einheitlich erfasst und automatisch ausgewertet. Verantwortlichkeiten sind klar definiert und transparent dargestellt. Ein Zugriff kann weltweit erfolgen. Informationen können jederzeit (versioniert) abgefragt werden und stehen für Audits normkonform zur Verfügung.

Die Nutzung dieser einzigen Plattform spart viel Zeit durch eine bessere Verteilung der Informationen, weniger Meetings, einfachere Abstimmungen sowie ein kollaboratives Arbeiten mit effizienten Prozessen.

Wenn auch Sie sich für eine solche Lösung interessieren, kontaktieren Sie mich gern.

Wie kann das Betriebliche Gesundheitsmanagement bei der Digitalisierung unterstützen?

Digitalisierung bedeutet Veränderung im Unternehmen. Dafür braucht es Mut und Gestaltungswillen.

Veränderte Arbeitsinhalte, Prozesse und –Umgebungen erfordern eine adäquate und gesundheitsförderliche Arbeitsorganisation und -gestaltung für die geänderten Bedingungen.  

bgm21® erarbeitet mit Ihnen zusammen maßgeschneiderte Maßnahmen, die sowohl Risiken wie auch Chancen der digitalen Arbeitswelt berücksichtigen und Ihren unternehmensspezifischen Anforderungen gerecht werden.

Stellen Sie jetzt die „Weichen“ für eine Digitalisierung auf einer gesunden Basis.

Nutzen Sie die staatlichen Förderprogramme zur Digitalisierung

Finanzielle Unterstützung für die Digitalisierung , Quelle: © https://www.mittelstand-digital.de/MD/Redaktion/DE/Unternehmerfragen/Standardartikel/06-wie-finanziere-ich-digitalisierung--0-video.html
Finanzielle Unterstützung für die Digitalisierung , Quelle: © https://www.mittelstand-digital.de/MD/Redaktion/DE/Unternehmerfragen/Standardartikel/06-wie-finanziere-ich-digitalisierung–0-video.html

Aktuell bietet die deutsche Bundesregierung Förderungen/Prämien an, um die Digitalisierung voran zu treiben. Das hilft Ihnen, die Digitalisierung stressfrei zu meistern. Das BMWi unterstützt kleine und mittlere Unternehmen, um einen Anreiz zur Investition in digitale Technologien zu schaffen. Eine Zusammenstellung der Förderprogramme finden Sie hier.

Nutzen Sie diese Chancen und treiben Sie die Digitalisierung Ihrer Organisation jetzt voran!

Klären Sie im Vorfeld exakt die Art der anfallenden Investitionen und inwiefern diese unterstützt werden. Die einzelnen Förderschienen unterscheiden beispielsweise bei Kosten für Software (einmalige Lizenzkosten vs. kontinuierliche SaaS-Modelle), Consulting/Beratung, Training, Hardware, etc.

Ist Ihre Unternehmenskultur bereit für die digitale Transformation?

Wie Sie die Chancen der Digitalisierung gesundheitsförderlich im Unternehmen nutzen

Mit einem systematischen betrieblichen Gesundheitsmanagement (BGM) schöpfen Sie die Leistungspotenziale im Unternehmen besser aus und senken Kosten. Sie werden zum vorbildlichen Arbeitgeber und Ihre Mitarbeitenden profitieren von guten Arbeitsbedingungen. Am Beispiel der Digitalisierung werden nachfolgend die Herausforderungen und Chancen eines BGM aufgezeigt.

Wandel ist eine Konstante und so ist es nicht verwunderlich, dass mittlerweile der digitale Wandel nahezu in allen Wirtschaftsbereichen die Unternehmen transformiert. Dabei werden Daten und Plattformen immer wichtiger. Das bietet neue Chancen, stellt die Unternehmen aber auch vor enorme Herausforderungen und ist mit Risiken verbunden.

Von der Vernetzung von Computern und mobilen Geräten bis hin zur Verknüpfung von digitalen Identitäten in den sozialen Netzwerken, entwickelt sich nun das Internet der Dinge und ermöglicht neue Anwendungsfelder und Wachstumschancen. Das wirkt sich auf das wirtschaftliche und soziale Leben aus.

Was hat der digitale Wandel mit der Gesundheit der Mitarbeiter zu tun?

Die „Digitalisierung“ ist nicht nur eine technische, sondern auch eine kulturelle Herausforderung, denn die Mitarbeiter müssen vom digitalen Wandel begeistert werden. Daher sind auch die Führungskräfte besonders gefordert, denn alte hierarchische Strukturen verlieren an Bedeutung und die Führung verändert sich. Im Fokus steht also die richtige Strategie, denn der digitale Wandel ist „Chefsache“.

Neue technologische Veränderungen stellen immer neue und erweiterte Anforderungen an die individuelle Arbeits- und Beschäftigungsfähigkeit der Mitarbeiter. Mit neuen und modernen Arbeitsplätzen verändern sich auch Arbeitsprozesse- und Inhalte der beruflichen Tätigkeiten, sodass im Laufe eines Berufslebens ständig neue fachliche und soziale Kompetenzen erworben werden müssen. Nur so werden die Veränderungsprozesse von allen mitgestaltet.

Mithilfe eines betrieblichen Gesundheitsmanagements werden alle Akteure für die Risiken der Digitalisierung am Arbeitsplatz sensibilisiert, präventive Maßnahmen werden getroffen. Besonders wichtig ist ein verantwortungsvoller Umgang mit den neuen Technologien. Es gilt, die Umstellung auf neue Prozesse und Arbeitsformen frühzeitig zu kommunizieren und die Mitarbeiter mitzunehmen, zu motivieren und nach Bedarf zu unterstützen.

Planung und Organisation

Gerade die vorausschauende Planung und Gestaltung digitaler Transformationsprozesse ist ein wesentlicher Schlüsselfaktor für die individuelle und betriebliche Bewältigung. Daher ist im Vorfeld auch zu prüfen, ob zusätzlicher Personalbedarf besteht, ob die Mitarbeiter ausreichend qualifiziert sind und welche Erwartungen sie haben.

Ob und in welchem Ausmaß ein digitaler Wandel für Ihr Unternehmen notwendig und sinnvoll ist, finden Sie durch eine Bestandsaufnahme heraus. Hierzu werden sämtliche Arbeiten, Aufgaben und Abläufe mitsamt den verwendeten Technologien und relevanter Kennzahlen registriert. Dabei wird jeweils berücksichtigt, ob mit der Tätigkeit Geld verdient wird, ob diese Tätigkeit wegfallen kann und wer für welchen Bereich verantwortlich ist.

So stellen Sie schnell fest, ob und welche Aufgaben bereits digital unterstützt werden und in welchen Bereichen eine weitere technische Unterstützung sinnvoll wäre. Bei der Einführung neuer Technologien ist es zudem wichtig sicherzustellen, dass die Praxis während der Umstellungsphase weiter arbeitsfähig ist. Hier kann eine externe Unterstützung hilfreich sein.

Nun ist es wichtig, einen Mitarbeiter mit dem Thema Digitalisierung zu beauftragen, um aktuelle Markttrends zu beobachten und interne Prozesse stetig zu verbessern und um die Mitarbeiter kontinuierlich zu den neuen Techniken zu informieren.

Darüber hinaus ist es wichtig, die technischen Voraussetzungen zu überprüfen, ein Konzept zu erstellen für die Datensicherheit und den Datenschutz und einen Kosten- und Finanzierungsplan zu erstellen.

Ständige Weiterbildung erforderlich

Dabei ist auch die individuelle Kompetenzentwicklung der Mitarbeiter auf neue Digitalisierungsstrategien abzustimmen, andernfalls sind Demotivation, Unzufriedenheit und Leistungseinbußen die Folge. Stellen Sie also fest, was Ihre Mitarbeiter brauchen, können, wissen und wollen. Damit erhalten Sie ein Leistungsverzeichnis und zugleich einen Anforderungskatalog. Die Zuständigkeiten der einzelnen Mitarbeiter werden festgelegt und mit den Qualifikationen und Zuständigkeiten abgeglichen.

Viele Beschäftigte fühlen sich bei Veränderungen und insbesondere bei der Digitalisierung überfordert oder gestresst. Andere Beschäftigte sind demotiviert, weil sie ihre bisherigen Kompetenzen weniger einbringen können und neue Technologien eine Umgewöhnung erfordern oder sogar den Erwerb neuer Kompetenzen voraussetzt. Hier gilt es, geeignete Qualifizierungswege zu entwickeln, die Beschäftigten bei der Einführung bzw. Anpassung nicht zu überfordern und den psychischen und physischen (Gesundheits-) Risiken richtig u begegnen.

Was können Sie als Führungskraft tun?

Als Führungskraft sehen Sie vor allem die Vorteile der Digitalisierung und fördern einen vertrauensvollen und fürsorglichen Umgang mit den Beschäftigten. So können Sie die Ängste und Sorgen mindern und gesundheitsförderlich agieren. Mit einer die Digitalisierung begleitenden Bildungsstrategie sorgen Sie zudem für mehr Akzeptanz im Team.

Zudem stärken Sie die (psychische) Gesundheit, Motivation und Leistungsfähigkeit Ihrer Beschäftigten durch die Förderung eines guten Miteinanders in der Praxis. Dies wird bei zunehmendem Fachkräftemangel und demografischen Veränderungen für den unternehmerischen Erfolg immer wichtiger. Mit einer guten Kultur verankern Sie Ihre Unternehmensziele in Werte und Überzeugungen, die akzeptiert und gelebt werden. Dies wird auch nach außen hin sichtbar.

Kümmern Sie sich um die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter und machen Sie daraus eine Herzensangelegenheit. Pflegen und fördern Sie einen wertschätzenden und vertrauensvollen Umgang mit den Mitarbeitenden und beziehen Sie diese ein. Räumen Sie den Mitarbeitern Gestaltungsspielräume ein. So fördern Sie ein positives Arbeitsklima und steigern zugleich die Motivation.

Gute Führung ist gut für die Gesundheit

Gerade mit Ihrem Führungsstil nehmen Sie einen direkten Einfluss auf die Gesundheit und Motivation Ihres Teams. Weitere Aspekte einer gesundheitsförderlichen Führung sind z.B. Anerkennung, Feedback, soziale Unterstützung, Fairness, Respekt, Konfliktlösung, Information, Partizipation, Handlungsspielraum.

Zudem haben die folgenden Führungsgrundsätze eine positive Wirkung:

– Transparente, nachvollziehbare Kommunikation und Information aller Beschäftigten

– Ziel- und resultateorientiertes Führen

– Mitarbeiterförderung entsprechend der Begabungen

– Aktive Konfliktlösung

– Glaubwürdiges, konsistentes und transparentes Führungsverhalten

– Vorleben von Menschlichkeit und Fairness (flexible Arbeitszeiten, Vereinbarkeit von Beruf und Familie/Pflege)

Ihre Führungsgrundsätze sollten regelmäßig kommuniziert und allen Mitarbeitern bekannt sein. Damit diese auch aktiv umgesetzt werden, gibt es regelmäßige Überprüfungen der Werte und Inhalte im (Führungs-) Alltag. Dies kann beispielsweise durch eine Mitarbeiterbefragung in Form der gesetzlich geforderten „Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen“ erfolgen. So können Sie belastende Faktoren frühzeitig erkennen und Risiken minimieren bzw. ganz ausschließen. Das stärkt die Leistungsfähigkeit, Gesundheit und Motivation Ihrer Mitarbeiter und senkt die Ausfallszeiten.

Gerade bei psychisch belastenden Situationen gilt es, frühzeitig Unterstützung zu bieten, ggf. auch durch einen passenden Fachberater oder mithilfe eines sog. Employee Assistance Program (EAP). Dies kann ein Baustein gelebter Praxiskultur sein und die emotionale Bindung Ihrer Mitarbeiter an die Praxis erhöhen.

Zudem kommt es häufig durch „Präsentismus“ zu Leistungseinschränkungen bei Mitarbeitern, die trotz Krankheit am Arbeitsplatz sind, jedoch deutlich weniger produktiv sind. Der Grund hierfür kann auch durch private Probleme bedingt sein. Nehmen Sie diese Sorgen ernst, können diese frühzeitig gelöst und vermieden werden, der Mitarbeiter erfährt Unterstützung und wird wieder leistungsfähiger.

Fazit

Erfolgsfaktoren eines gelingenden und gesundheitsförderlichen digitalen Wandels in Ihrem Unternehmen sind neben einer guten Planung, Kommunikation und Weiterbildung der Beschäftigten eine gute  Führung und Unternehmenskultur sowie präventive und risikominimierende Instrumente (Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen, EAP).

Was können Sie jetzt tun, damit Ihre Belegschaft auch in Zukunft leistungsfähig, gesund und motiviert bleibt?

Möchten Sie die vielen positiven Effekte eines Betrieblichen Gesundheitsmanagements besser verstehen? Dann nehmen Sie jetzt Kontakt auf und erhalten Sie einen ersten Eindruck, was zu bedenken ist, um ein solches BGM-System zum Leben zu erwecken.

Erfahren Sie, wie wir Sie unterstützen können.